Visioconférence management à distance

Vous souhaitez conquérir un nouveau marché à l’étranger ? Vous envisagez de recruter un collaborateur en V.I.E pour ce projet ? Cet article vous dévoile les outils de management, qui feront de cette collaboration, une véritable opportunité pour votre business.

Pour développer l’activité commerciale d’une entreprise à l’étranger, une vision claire des opportunités et des marchés – par pays et secteur d’activité – est nécessaire.
C’est le rôle du responsable export et de son collaborateur en Volontariat International en Entreprise (V.I.E) dont l’aide sera précieuse. À travers cet article, Mohammed Balil, Responsable des opérations à l’Imed, nous livre quelques conseils.

Préparez la collaboration en amont

Pour mettre toutes les chances de son côté, l‘anticipation et la confiance sont les clés de voûte. C’est pourquoi avant le départ, le manager et le V.I.E doivent apprendre à se connaître : prendre le temps de discuter de leur état d’esprit, de leur vision du projet, afin de trouver une façon efficace de travailler ensemble.

Le collaborateur : le bras droit du manager

Le manager a des objectifs à atteindre et c’est en travaillant de concert avec son collaborateur qu’il y parviendra. Ses qualités : exigence et efficacité.
N’étant pas dans le pays dans lequel il souhaite développer, investir ou consolider un marché, le manager doit faire entièrement confiance au V.I.E.
Un volontaire autonome, efficace et impliqué est alors tout à fait indiqué. Ainsi, le manager gagnera un temps considérable grâce à la présence du V.I.E sur le terrain, mais surtout grâce à son appétence pour l’international, son ouverture d’esprit, son esprit d’équipe ou encore son goût du challenge. Le volontaire devra se concentrer sur le développement du projet et bâtir un solide plan d’action terrain.
Pour Mohammed Balil, cela n’exclue bien évidemment pas un suivi régulier de la part du Manager qui cherchera à faire progresser les compétences du V.I.E en partageant ses expériences et en transmettant un savoir-faire et un savoir-être.

Fixer ensemble des objectifs

Tout au long du projet, l’accompagnement du manager est crucial afin que le V.I.E puisse réellement s’impliquer de A à Z. Ainsi, pour le motiver et le responsabiliser, des actions préalables et des objectifs sont mis en place comme :
– la formation aux produits/services commercialisés ;
– la formation aux outils de travail organisationnels ;
– la visualisation des objectifs intermédiaires ;
– la planification des actions à réaliser ;
– la mise en place des moyens nécessaires (matériels et financiers notamment) pour atteindre ces objectifs.
Par ailleurs, Mohammed Balil explique : « Fort d’une expérience de 31 ans, il est primordial pour l’Imed d’impliquer fortement le V.I.E dans la rédaction du cahier des charges (le PDI – Projet de Développement à l’International), conçu sur-mesure pour les besoins de l’entreprise. Cela lui permettra de se l’approprier, de se projeter sur le terrain et de comprendre parfaitement les tenants et les aboutissants du projet. Il sera responsabilisé et motivé. L’enjeu est donc grand, puisque c’est de la bonne transmission du projet que dépend la réussite de la mission du V.I.E».

Sur place, adoptez les bonnes habitudes

Lorsque le V.I.E se trouve à l’étranger, le manager doit faire en sorte que celui-ci ne ressente ni l’éloignement, ni l’isolement. Cela passera par exemple, par sa disponibilité malgré le décalage horaire, afin d’être toujours à l’écoute des besoins du volontaire.

Maintenir une communication régulière

Une fois sur le terrain, le V.I.E peut ressentir du stress ou commencer à douter. Il est alors important que le manager trouve un juste équilibre afin de le rassurer et de le pousser à se projeter. En cas de difficulté, il peut également communiquer avec le siège. Quoiqu’il en soit, maintenir une communication régulière et de qualité pendant, mais aussi avant la mission mènera donc à :
Rassurer et challenger le collaborateur ;
– Instaurer un climat de confiance réciproque et considérer le travail du collaborateur à sa juste valeur ;
– Donner du sens à leurs actions et à la façon dont ils contribuent au bon fonctionnement de l’entreprise et à l’atteinte des objectifs ;
Faire preuve de soutien mutuel face aux éventuelles difficultés rencontrées au sein de leur organisation ou sur le terrain ;
Aider le collaborateur à progresser et à acquérir de nouvelles compétences.

Grâce aux nouvelles technologies, la valeur des relations humaines est renforcée

Grâce aux nouvelles technologies, la distance physique n’est plus un frein au management à distance. Coaching en ligne, visioconférence, les moyens de créer du lien sont légions.
Il ne faut donc pas hésiter à tirer profit de ces outils de communication. Puisque la confiance est la condition requise à la bonne réalisation du projet, pourquoi ne pas mettre en place certaines habitudes ? Elles permettront à ce que chacun puisse trouver sa place au sein de l’entreprise. On pourra par exemple, organiser des points hebdomadaires via des logiciels de visioconférence gratuite comme Slack, Skype, ou autres.
L’utilisation des tchats et autres réseaux sociaux peut se faire de manière moins formelle que les e-mails. Les messageries instantanées sont notamment appréciées dans le cadre de conversations informelles, qui permettent d’entretenir une relation moins guindée et plus encline au partage.

Les outils de management à distance

Un management à distance doit pouvoir s’appuyer sur des outils de travail qui vont accompagner et challenger le V.I.E tout au long du projet. En ce sens, Mohammed Balil nous dévoile quelques-uns de ces leviers de performances qu’il applique au quotidien. En effet, les différents livrables et procédures, auxquels les V.I.E auront été formé à utiliser et à respecter, ont été mis en place pour les appuyer dans leur quotidien. Ils permettent à la fois de garder une communication constante, productive et de qualité avec l’entreprise, mais surtout de mettre en valeur leur travail terrain vis-à-vis d’elle. À savoir :

– des « fiches contacts » : dès lors qu’un V.I.E rencontre un partenaire potentiel, nous lui demandons de rédiger une fiche contact. Il inscrit ici, les coordonnées de l’interlocuteur, le lieu et la date du rendez-vous, ainsi qu’un compte-rendu de cet échange. Ce document permet d’informer le manager et de le faire réagir si nécessaire.

– des « fiches visites » : dans le cadre d’une analyse de marché opérationnelle et de terrain, le V.I.E peut être amené à se rendre chez des concurrents ou points de vente pour de multiples raisons (ex : relevés de prix, prises de photo, packaging, etc.). Nous lui demandons alors de rédiger une “fiche visite” qui permettra d’extraire les informations clés et de garder une trace de cette opération.

– des rapports mensuels : à chaque début de mois, le V.I.E envoie un rapport mensuel à l’Imed. Dans ce document, le volontaire décrit de manière synthétique les tâches réalisées le mois passé, et liste les actions à venir pour le mois suivant. Cela permet à l’entreprise d’avoir un suivi exhaustif des actions menées sur le terrain, et de pouvoir réagir en cas d’éléments stratégiques nouveaux.
D’un point de vue managérial, ce document permet également de souligner la progression de la mission du V.I.E vers les objectifs fixés. C’est un bon outil pour encourager et stimuler les actions menées par le collaborateur.

– des indicateurs de performances : en s’appuyant sur des critères objectifs (respect des délais, qualité des livrables, etc.), les indicateurs de performance vont permettre d’identifier les pistes de progression possibles pour le collaborateur. L’objectif n’étant pas de pointer du doigt ce qui ne va pas, mais d’encourager le V.I.E à poursuivre ses efforts mois après mois. Dans le cas où ces indicateurs atteindraient déjà les 100%, l’objectif pour le collaborateur sera alors, de maintenir la qualité de son travail.

– des challenges : challenger les collaborateurs est important surtout quand on parle de profil commerciaux. Par exemple, pour continuer d’encourager et stimuler les V.I.E dans leur courbe de progression, l’Imed organise chaque fin d’année une remise de prix. Cet événement est l’occasion de récompenser les collaborateurs qui auront obtenu les indicateurs de performances les plus élevés.

Ces outils permettent au V.I.E de se sentir accompagné et ce, même à l’autre bout du monde. Son implication dans la rédaction de ces livrables le responsabilise, le pousse à progresser et surtout à garder la motivation dans un environnement qui lui est inhabituel.

La réussite d’une collaboration à distance entre un manager et un collaborateur repose sur deux piliers : la bonne préparation du projet en amont et l’accompagnement constant du V.I.E sur le terrain. La mise en place d’outils de management spécifiques et l’utilisation des nouvelles technologies vont aider ces deux acteurs à construire une relation de confiance : condition sine qua none du succès de la mission.

Grâce au témoignage du Directeur du Développement International de Labelians, découvrez comment cette entreprise a réussi à mettre en place sa stratégie commerciale à l’export.

 

 

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